外发加工管理
1．目的
为了对外发加工厂商的有效控制﹐保证其提供满足公司规定要求的产品。
2．适用范围
2.1适用于本公司人员﹑设备不足﹐生产能力负荷已达到饱和时。
2.2特殊零件无法购得现货﹐也无法自制时。
2.3协作厂商有专门性的技朮﹐利用外协质量较佳且价格较廉。
2.4配合本公司销售﹐生产上需要﹐通过协作厂商完成新产品试作及认可后的大量外协制造。
3．职责(具体参照<<采购权限一览表>>)
3.1采购部负责联络外发加工厂商
3.2行政经理负责单据的审批
3.3使用部门(工程部或生产部门)负责质量验收
3.4仓管部负责收发货
4．工程部外发工作流程
4.1外发加工流程图(如附页)
4.2外发申请
4.2.1工程部根据需要﹐统一提交工程仓管员填写<<购物预算申请表>>申请外发﹐申请表经工程部及仓管部主管签名审核后﹐由仓管部交采沟部初步审查。
4.2.2所有外发产品都必须在申请表中详细注明外发产品名称﹑规格型号﹑数量及用途﹑加工技朮要求﹑当场验收或需装机试用﹐高技朮产品须提供图纸或样板﹐否则采购部有权拒绝外发。
4.2.3采购部将已初审之申请表交行政经理核准。
4.3选择加工商
4.3.1采购员接到经批准的<<购物预算申请表>>后﹐在<<合格供货商名单>>中选择加工厂商进行询议价﹐至少需有三家以上厂商提供价格（已签订单价合同固定供方除外）。
4.3.2外发须选取质量﹑交期﹑价格合理之加工厂商进行加工。
4.3.3若进行之案件有特殊要求时（如客户指定要求时）﹐则不在此项作业范畴。
4.4编制<<加工订单>>(一式四联﹕外发部门联﹑厂商联﹑仓管联﹑采购联)
4.4.1采购员与厂商确定双方可接受之条件后﹐根据<<购物预算申请表>>编制订单﹐编制订单时应考虑所加工的产品类别及对本公司最终产品质量的影响程度﹐确定对加工厂商的要求﹐订单中可以就以下方面对加工厂商提出要求﹕
A加工产品的技朮要求﹐如规格﹑型号﹑等级等。
B有关设备及包装的要求。
C有关加工厂商人员资格鉴定的要求。
D有关加工厂商质量体系的要求。
4.4.2订单应尽可能做到详尽﹐清晰﹐全面而准确描述对所需加工产品的细节﹐必要时附图纸﹑标准件作为订单的有效部分。
4.5<<加工订单>>的审批
4.5.12000元以上之<<加工订单>>经采购主任审核﹐行政经理批准后方可发出。
4.5.22000元以下之<<加工订单>>经采购主任审核后直接发出。
4.6加工厂商确认
4.6.1订单发出后﹐采购员需及时就订单相关事宜与加工厂商沟通﹐以便于证实加工厂商已了解订单要求。
4.6.2厂商凭<<加工订单>>(厂商联)到工程仓取货﹐并与相关技朮人员进行沟通﹐以便详细了解产品加工要求﹐工程仓凭<<加工订单>>(仓管联)发货给厂商。
4.7交期跟催
工程部加工产品由采购部负责跟催。
4.8加工产品的验证
4.8.1工程仓在收到加工厂商的送货单后清点数量﹐并通知工程部责任人半小时内进行当场验货﹐经验收质量合格之产品﹐工程仓开出<<货物验收单>>(一式三联﹕财务联﹑厂商联﹑仓管联)﹐验质人员及仓管员同时在验收单及送货单上签名有效﹐并加盖“货物监管章”。具体操作依《仓储控制程序》执行。
4.8.2经验收质量不合格之产品﹐工程部填写<<不合格评审表>>﹐知会采购反馈厂商改良并重新做货至合格﹐若无改善﹐则取消其合格供货商资格。
4.8.3对于某些加工产品的质量不能当场验收需装机试用的﹐由仓管员点收数量确认暂收﹐待试用结果合格后再入库。
4.8.4当本公司或客户需到厂商处对加工产品进行验证或要求厂商提供有关检验数据时﹐应在<<加工订单>>中明确规定其要求。
4.9<<加工订单>>的更改
加工厂商或本公司因特殊情况(如订单﹑产品数据变更等)提出订单变更时﹐经双方协商沟通后重新确认<<加工订单>>﹐予以更改﹐但旧订单必须保存﹐以便备查。
5．生产部门(包括技朮部﹑彩印部﹑生产部﹑PMC部)外发工作流程
5.1外发流程图<<如附页>>
5.2外发申请
生产部门根据订单需要外发加工﹐并电话知会采购部﹐但必须遵循以下原则﹕
A如是外发以前报价过的产品﹐并有经批准的固定供方且单价不变﹐则生产部门直接编制<<加工订单>>外发﹐具体依5.4条执行。
B如外发新产品﹐则依5.3条执行
5.3选择加工商
5.3.1采购员在接到生产部门需外发新产品的电话通知后在<<合格供货商名单>>中选择加工厂商进行询议价﹐至少需有三家以上厂商提供价格。
5.3.2外发须选取质量﹑交期﹑价格合理之加工厂商进行加工。
5.3.3若进行之案件有特殊要求时（如客户指定要求时）﹐则不在此项作业范畴。
5.3.4采购部将已选取的外发厂商资料（如报价单）反馈生产部门﹐由生产部门编制订单。
5.4编制<<加工订单>>(一式四联﹕外发部门联﹑厂商联﹑仓管联﹑采购联)
5.4.1生产部门接到采购部提供的加工商数据后﹐编制<<加工订单>>﹐编制订单时生产部门应考虑所加工的产品类别及对本公司最终产品质量的影响程度﹐确定对厂商的要求﹐订单中可以就以下方面对厂商提出要求﹕
A.加工产品的技朮要求﹐如规格﹑型号﹑等级等地。
B.有关设备及包装的要求。
C.有关厂商人员资格鉴定的要求。
D.有关厂商质量体系的要求。
5.4.2订单应尽可能做到详尽﹐清晰﹐全面而准确描述对所需加工产品的细节﹐必要时附图纸﹑标准件作为订单的有效部分。
5.5<<加工订单>>的审批
<<加工订单>>经生产部门主管审核后直接发出。
5.6加工厂商确认
5.6.1订单发出后﹐如是厂商供原料﹐生产部门需及时就订单相关事宜与厂商沟通﹐以便于证实厂商已了解订单要求。
5.6.2如是本公司自供原料﹐生产部门应知会仓管部准备原料并开出送货的<<物料收发通知单>>（注明具体领料时间）连同<<加工订单>>（厂商联）及技朮资料一起交与运输部送货及要求到达的时间﹐运输部凭<<加工订单>>（厂商联）到相应仓库领料并送达厂商处。
5.6.3外发加工的原料如有质量方面的问题﹐由生产部门技朮员前往加工厂商处协商﹐生产部门应将问题反馈厂务经理﹐以便作出相对应的对策。
5.7交期跟催
生产部门外发加工产品由生产部门负责跟催。
5.8加工产品的验证
5.8.1外发产品加工完毕后﹐生产部门填写<<物料收发通知单>>知会运输部拉回﹐运输部按要求将产品拉回﹐并知会仓管员核收数量﹐核查收回数量与<<加工订单>>的外发数量是否一致﹐仓管员开出<<货物验收单>>(一式三联﹕财务联﹐厂商联﹐仓管联)。生产部门接到<<货物验收单>>后﹐安排检验人员三天内到场进行验收。经验收合格﹐验质人员和仓管员同时在验收单和送货单上签名有效﹐具体操作依《仓储控制程序》执行。
5.8.2经验收不合格﹐由生产部门填写《外发质量反馈表》附在《货物验收单》上﹐并传真反馈于加工商﹐每月28号交于采购部﹐具体验收办法和不合格品处理依生产部门文件及《不合格品控制程序》执行。
5.8.3当本公司或客户需到厂商处对加工产品进行验证或要求厂商提供有关检验数据时﹐应在<<加工订单>>中明确规定其要求。
5.9<<加工订单>>的更改
加工厂商或本公司因特殊情况(如订单﹑产品数据变更等)提出订单变更时﹐经双方协商沟通后重新确认<<加工订单>>﹐予以更改﹐但旧订单必须保存﹐以便备查。
6.月结对账与付款
6.1工程部外发对账﹕加工厂商每月底26号传真月结对账单至本公司采购部﹐采购员凭有效的《加工订单》(财务联)﹑<<货物验收单>>(财务联)及<<送货单>>与加工厂商的月结对账单进行核对﹐无误后﹐采购员把《加工订单》﹑<<货物验收单>>及<<送货单>>与加工厂商的月结对账单交财务部进行对账确认﹐无误后﹐采购员再反馈加工厂商具体金额﹐加工厂商凭<<货物验收单>>(厂商联)及<<送货单>>到财务部结账(具体时间待采购部通知)。
6.2生产部门外发对账﹕加工厂商每月底26号传真月结对账单至本公司生产部门﹐生产部门凭有效的《加工订单》(厂商联)﹑<<货物验收单>>(财务联)﹑<<物料收发通知单>>及《外发质量反馈表》与加工厂商的月结对账单进行核对﹐无误后﹔生产部门把《加工订单》﹑<<货物验收单>>﹑<<物料收发通知单>>及《外发质量反馈表》与加工厂商的月结对账单交采购部进行对账确认（注﹕所有单据月底28号前必须交采购部﹐采购部只核对单价和订单﹐数量由生产部门核对﹐如单据不全﹐采购部有权把所有单据退回生产部门）﹐无误后﹐采购部再把《加工订单》﹑<<货物验收单>>﹑<<物料收发通知单>>及《外发质量反馈表》与加工厂商的月结对账单交财务部进行对账审核﹐加工厂商凭<<货物验收单>>(厂商联)到财务部结账(具体时间待采购部通知)。
7.加工厂商的考核依《供货商评估与考核》进行。
8.支持性文件
8.1《仓储控制程序》OP19
8.2《不合格品控制程序》OP25
8.3《供货商评估与考核》WI-PU-001
9.相关窗体
9.1<<购物预算申请表>>RE-OP12-02
9.2<<加工订单>>RE-“WI-PU-002”-02
9.3<<货物验收单>>RE-OP19-02
9.4<<不合格评审表>>RE-OP08-07
9.5<<物料收发通知单>>RE-“WI-DE-009”-01
9.6《外发质量反馈表》RE-“WI-OF-005”-03
