原纸采购控制程序
1．0目的
保证本公司采购的原纸能满足生产的要求。
2．0适用范围
本程序适用于公司采购的原纸。
3．0职责
3.1采购部负责原纸预算以及实施国内原纸采购。
3.2行政经理负责订单及合同的审批。
3.3技朮部负责质量验收。
3.4仓管部负责原纸收发。
4．0作业程序
4.1采购流程图(如附页)
4.2采购需求预算
4.2.1营业部每月底按接到客户订单计划或根据顾客前几个月的订单进行估算后﹐跟单员把订单数量填入“订单原纸预算”，计算机计算出各种纸质的用量。
4.2.2深圳XX采购部根据订单原纸预算﹑前三个月每月的用料情况及原纸最低库存量编制采购预算原纸需求。
4.3选择供方
深圳XX采购部把预算单传真给采购代理商（香港XX）﹐采购代理商根据原纸库存情况及市场预测情况确定具体采购量。采购时须在“合格供货商名单”中选择供方进行询议价﹐选取质量﹑价格﹑交期符合本公司要求之供方购买﹐采购代理商应将期“合格供货商名单”提交一份给深圳XX采购部以便备查。
4.4编制“采购单”
4.4.1采购代理商编制“采购单”时应考虑对本公司最终产品质量的影响程度﹐确定对供方的要求﹐订单可以就以下方面对供方提出要求﹕
l有关原纸的交货品种﹑时间﹑数量。
l有关原纸的技朮参数﹐如规格﹑型号﹑等级等。
l有关设备及包装的要求。
l有关供方质量体系的要求。
4.4.2采购单应尽可能做到详尽﹑清晰﹑全面而准确描述对所需采购原纸的细节﹐必要时附样板﹑标准件作为订单的有效部分。
4.4.3如需在“合格供货商名单”中选择大陆合格供货商下单，且单价已经采购代理商确认的，订单小于150吨，可以由采购部编制采购单，行政经理审批后直接发出。
4.5供方确认
4.5.1采购单发出后﹐需及时就订单相关事宜与供方沟通﹐以便于证实供方已接收及了解订单要求。
4.5.2供方在收到本公司的订单后﹐编制合同并由香港代理商或采购部确认回传﹐供方应及时组织货源生产﹐并按照订单及合同要求及时送货。
4.8采购单的保存
采购单由本公司和代理商同时保存﹔正本由采购单发出方保存，副本交由对方保存备案。
4.7交期跟催
4.7.1国内原纸采购交期为30天，分批交货需提前二天跟催﹐由采购部负责。
4.7.2国外原纸采购交期为60至90天，交货需提前30天跟催﹐由代理商负责。
4.8采购原纸的验证
4.8.1供方交货后﹐技朮部依《原纸检验工作指示》对原纸进行检验﹐并填写相应之“原纸检验报告”交采购部﹐经检验不合格之原纸﹐由采购部联络供方进行处理﹐具体操作依《不合格品控制程序》执行。
4.8.2经检验合格之原纸﹐由仓管部填写“货物验收单”和技朮部填写“原纸检验报告”办理入库手续﹐具体操作依《仓储控制程序》执行。
4.8.3各使用部门应在日常检验中跟踪原纸生产使用的效果﹐若质量不好﹐应及时填写“材料使用情况反馈表”向采购部反馈﹐由采购发出“纠正预防行动书”要求供货商改善﹐若供货商无改善﹐则取消其合格供方资格。
